我经常被一个协会的董事会(“董事会”)问。, 我们如何改变我们的治理文档, 包括规则和条例, 章程, 和声明.
在我回答这些问题之前, 让我们定义什么是治理文档以及它们控制什么.
一个协会的 规则和条例 建立并阐明业主的权利和责任, 以及制定HOA所依据的土地本身的具体规则. 换句话说, 它们列出了业主在该物业上可以做什么和不可以做什么.
一个协会的 章程 定义社区如何运作. 它包括一些规定，比如在任何时候可以有多少董事会成员, 多久举行一次董事会选举, 法定人数要求, 董事会成员的职责.
一个协会的 宣言 规定了协会对会员的权利和义务，反之亦然. 除了定义使用限制(你能做什么和不能做什么)外，声明还解释了协会和房主在维护方面的责任。. 另外, 该声明指出了公约的执行过程, 争议的解决和会费的支付.
修改法律或声明
- 为什么要提出一项修正案? 是修复物质缺陷以协助社区治理，还是保持相关性? 如果州或地方法律的变化影响到附则或声明，这是一个好主意. 此外，如果房主要求改变，这应该考虑. 否则，就没有理由做出改变.
- 成本: 修改法律文件，如附则或声明，既昂贵又耗时. 更改附则或声明可能需要与镇政府重新记录文件，费用可能高达几千美元.
- 程序:如果董事会选择继续, 必须召开业主会议，讨论这一变化并征求反馈意见.
- 讨论后，必须投票赞成或反对拟议的修改. 通过考试并被收养, 业主投票批准所需的百分比(法定人数)将在附则中列出.
- 计票通常会在公开会议上进行，以保持透明度.
- 修改后的文件将在镇政府备案，并在通过之前将批准的修改通知发给所有业主.
修改规章制度
- 比如修改法律, 董事会必须通知业主变更的生效日期.
- 主要程序上的区别是，董事会可以改变规则，而不需要房主投票, 然而, 若规则与附则或声明冲突，则不得更改.
- 业主可以要求或建议修改规则, 但改变规则的权力完全掌握在董事会手中.
一定要始终遵循修改文档的程序. 否则，任何更改将无法执行，并可能令委员会陷入法律危险.
以下是董事会希望修订附则和声明的两个例子. 一个需要协会的投票，另一个不需要.
- 一个董事会想把权责发生制改为收付实现制. 公司章程中有一项条款，允许董事会对公司章程进行修正，以消除歧义. 协会的法律顾问草拟了一项决议，并由董事会签署, 然后被镇政府采用并记录下来，花费了2500美元.00. 修正案随后分发给所有的房主. 这是一个不需要房主投票的例子.
- 第二个例子是当一个委员会想要改变宣言中关于符号的使用限制. 委员会希望限制允许在社区内展示的招牌类型. 因为这在宣言中是一个限制性的盟约, 协会的律师起草了一份拟议的修正案. 修正案被邮寄给所有的房主进行赞成或反对投票. 由于赞成人数达到法定人数，修正案得以通过并获得通过. 该修正案随后以2500美元的成本被镇政府记录下来，然后分发给所有的房主.
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